স্মার্ট কনফারেন্স ট্যাবলেটগুলির সাথে মিটিংয়ের দক্ষতা পরিবর্তন: একটি ইউ.এস. বহুজাতিকের যাত্রা

আধুনিক অফিসের লুকানো অকার্যকারিতা

অনেক বিশ্বব্যাপী অফিসে, উচ্চ মূল্যের মিটিং স্পেসগুলি প্রায়শই অব্যবহৃত থাকে বা আরও খারাপ, ডাবল বুক করা হয়। কর্মচারীরা কক্ষের মধ্যে ঝাঁপিয়ে পড়ে, স্ক্রিনগুলি পুরানো সময়সূচী প্রদর্শন করেএবং স্বতঃস্ফূর্ত আলোচনা স্থান খুঁজে পেতে লড়াইবহুজাতিক কোম্পানিগুলির জন্য যা একাধিক তলায় শত শত কক্ষ পরিচালনা করে, এটি কেবল একটি অসুবিধা নয়, এটি উৎপাদনশীলতা এবং সহযোগিতার সময় পরিমাপযোগ্য ক্ষতি।

এই চ্যালেঞ্জগুলির প্রতিক্রিয়া হিসাবে, নেতৃস্থানীয় সংস্থাগুলিমিটিং রিজার্ভেশন ট্যাবলেটএবংকনফারেন্স রুম বুকিং সিস্টেমকর্মস্থলের সময়সূচী সহজতর করা, রুমের ব্যবহার পর্যবেক্ষণ করা এবং কর্মক্ষেত্রে সামগ্রিক অভিজ্ঞতা উন্নত করা।সম্প্রতি একটি সম্পূর্ণরূপে সমন্বিতকনফারেন্স রুম ট্যাবলেটসমাধান।

একটি বিশ্বব্যাপী অফিস নিরবচ্ছিন্ন সহযোগিতার সন্ধান করছে

ক্লায়েন্ট সফটওয়্যার এবং আইটি পরিষেবা শিল্পে কাজ করে, ছয়টি দেশে বরাদ্দ 3,000 এরও বেশি কর্মচারী রয়েছে। ক্যালিফোর্নিয়ায় এর সদর দফতর কৌশলগত সভা তদারকি করে,ক্রস-ফাংশনাল প্রকল্পতবে ২০২০ সালের পর দূরবর্তী এবং হাইব্রিড কাজের প্রসার হওয়ায়, কোম্পানিটি বিদ্যমানঅফিস বুকিং সিস্টেমতার নতুন মিটিং গতিশীলতা সমর্থন করার জন্য সংগ্রাম।

কর্মচারীরা প্রায়শই কনফারেন্স রুমে আসেন এবং তাদের রিজার্ভেশন সত্ত্বেও তাদের নিযুক্ত পাওয়া যায়। অন্যরা রুমের প্রাপ্যতা সম্পর্কে অনিশ্চিত, সম্পূর্ণরূপে রিজার্ভেশন এড়ানো।ভাগ করা ক্যালেন্ডারে ম্যানুয়াল আপডেটগুলি বিভাগ এবং সময় অঞ্চলগুলির মধ্যে অসঙ্গতি সৃষ্টি করেএর ফলে সময় নষ্ট এবং হতাশা সৃষ্টি হয়, যা উদ্ভাবনের উপর নির্মিত একটি কোম্পানির সহযোগিতার অবনতি ঘটায়।

সভা পরিচালনা যখন উৎপাদনশীলতা হ্রাস করে

অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষায় এই সমস্যার পূর্ণ মাত্রা প্রকাশিত হয়েছে:

শেষ।মিটিং স্লটগুলির 25%যেখানে রেজার্ভ করা রুমগুলো অব্যবহৃত ছিল।

কর্মচারীরা গড়েপ্রতি মিটিংয়ে ১০ মিনিটউপলভ্য স্থান সনাক্তকরণ।

অফিস ম্যানেজারদের ১২ তলা অফিসের আসল রুম ব্যবহারের দৃশ্যমানতা ছিল না।

একটি একীকৃত রুম সময়সূচী প্রদর্শন, রিয়েল-টাইম ভিউ ছিল না। মিটিং শেষ মুহুর্তে বাতিল করা হয় বা ডাবল বুকিং কারণে বিলম্বিত হয়। একটি কোম্পানির জন্য যা প্রতিদিন 200 টিরও বেশি অভ্যন্তরীণ মিটিং পরিচালনা করে,এমনকি ছোটখাট অকার্যকারিতাও উল্লেখযোগ্য সমষ্টিগত প্রভাব ফেলেছে.

একটি স্মার্ট, ইন্টিগ্রেটেড সমাধান স্থাপন

এই চ্যালেঞ্জ মোকাবেলায় কোম্পানি একটি নেটওয়ার্ক চালু করেছেস্মার্ট কনফারেন্স ট্যাবলেটএর বিশ্বব্যাপী অফিস জুড়ে।এন্টারপ্রাইজ রুম ম্যানেজমেন্ট ট্যাবলেটপ্রতিটি মিটিং স্পেসের বাইরে ইনস্টল করা, একটি কেন্দ্রীভূতকনফারেন্স রুম বুকিং সিস্টেমমাইক্রোসফট আউটলুক এবং গুগল ওয়ার্কস্পেসের সাথে একীভূত।

প্রতিটিঅফিস সময়সূচী ট্যাবলেটকর্মচারীরা তাত্ক্ষণিকভাবে একটি মিটিং রুম বুক করতে পারে, একটি সেশন বাড়াতে পারে বা এক ট্যাপ দিয়ে একটি স্থান মুক্ত করতে পারে। স্মার্ট অফিস রুম ট্যাবলেটএছাড়াও স্বয়ংক্রিয়ভাবে কর্পোরেট ক্যালেন্ডার সিস্টেমের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করা হয়, মেঝে এবং অঞ্চলের মধ্যে ডেটা অসঙ্গতি দূর করে।

গুরুত্বপূর্ণভাবে, এই স্থাপনার মাধ্যমে বহুভাষিক ইন্টারফেস সমর্থিত হয়েছে যা সময় অঞ্চল এবং সাংস্কৃতিক অঞ্চলে কাজ করে এমন কর্মীদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।এন্টারপ্রাইজ কনফারেন্স রুম সমাধানএকটি ক্লাউড ড্যাশবোর্ডের মাধ্যমে দূরবর্তীভাবে, ধারাবাহিক আপডেট এবং সাইটের ন্যূনতম রক্ষণাবেক্ষণ নিশ্চিত করে।

দৈনন্দিন সহযোগিতায় অটোমেশন আনছে

ইনস্টলেশনের পর, পরিবর্তন প্রায় তাত্ক্ষণিক ছিল। ডিজিটাল মিটিং রুম সাইনরঙ-কোডেড উপলব্ধতার সূচক প্রদর্শন করা হয় ✓ বিনামূল্যে জন্য সবুজ, ব্যবহৃত জন্য লাল, অপেক্ষমান রিজার্ভেশন জন্য হলুদ।অফিস সময়সূচী প্রদর্শন ট্যাবলেট এড-হক আলোচনার জন্য তাত্ক্ষণিক বুকিং সক্ষম।

পুনরাবৃত্তিমূলক প্রকল্পের বৈঠকের জন্য,রুম রিজার্ভেশন প্রদর্শনস্বয়ংক্রিয়ভাবে অভ্যন্তরীণ সিস্টেমের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করা, অনুস্মারক পাঠানো এবং অংশগ্রহণকারীদের 10 মিনিটের মধ্যে চেক ইন করতে ব্যর্থ হলে রুম মুক্তিমিটিং রুমের ব্যবহার পর্যবেক্ষণ.

ভিডিওর দৃশ্যমান সরলতা মিটিং রুম প্রদর্শনী ট্যাবলেটকর্মীরা দ্রুত নতুন প্রক্রিয়াটি গ্রহণ করে কারণ এটি দৈনন্দিন সহযোগিতাকে সহজ এবং স্বচ্ছ করে তোলে।

পরিমাপযোগ্য ফলাফল দ্বারা সমর্থিত দক্ষতা বৃদ্ধি

এই প্রকল্প চালু হওয়ার তিন মাসের মধ্যে কোম্পানিটি কার্যকারিতা সম্পর্কে উল্লেখযোগ্য উন্নতি করেছে:

রুমের ব্যবহার ৩৭% বেড়েছে, স্বয়ংক্রিয় বুকিং রিলিজ দ্বারা চালিত।

প্রশাসনিক সময় ৪৫% কমেছে, কারণ কর্মীরা আর ম্যানুয়াল সময়সূচী বা ইমেল নিশ্চিতকরণের উপর নির্ভর করে না।

মিটিংয়ের বিলম্ব ৬০% কমেছে, রিয়েল টাইমে রুমের উপলব্ধতার দৃশ্যমানতা সহ।

অফিসগুলিকে ব্যবহারের প্রবণতা সম্পর্কে কার্যকর অন্তর্দৃষ্টি অর্জন করে, অফিসের বিন্যাসকে অনুকূল করতে এবং অপ্রয়োজনীয় স্থান হ্রাস করতে সহায়তা করে।

দ্যকর্পোরেট মিটিং দক্ষতা সরঞ্জাম কর্মক্ষেত্রের নকশা সম্পর্কে সিদ্ধান্তগুলি এখন অনুমানের পরিবর্তে প্রকৃত ব্যবহারের মেট্রিক্স দ্বারা অবহিত করা হয়েছিল।

ক্লায়েন্ট কি বলেছে

"নতুন কনফারেন্স রুম ট্যাবলেট আমাদের কাজের পদ্ধতি পরিবর্তন করেছে", বলেন ক্লায়েন্টের আইটি অবকাঠামো ব্যবস্থাপক।এখন আমরা রিয়েল টাইমে উপলব্ধতা দেখতে পারেন, সবকিছুকে কেন্দ্রীয়ভাবে পরিচালনা করুন, এবং আমাদের দলগুলি অনেক কম ঘর্ষণের সাথে সহযোগিতা করে।

এই বিবৃতিটি বিশ্বব্যাপী উদ্যোগগুলির একটি বিস্তৃত প্রবণতাকে প্রতিধ্বনিত করেঃ প্রতিক্রিয়াশীল স্থান পরিচালনা থেকে সক্রিয়, ডিজিটাল-প্রথম সহযোগিতা পরিবেশের দিকে স্থানান্তর।